Jak utworzyć spółkę GmbH

Na co warto zwrócić uwagę w umowie spółki, koszty założenia, wymogi formalne

 

Duża elastyczność dostosowania umowy spółki do potrzeb działalności wspólników, wiarygodność oraz jednoznacznie ograniczona odpowiedzialność wspólników spółki to główne powody, dla których mimo podwyższonych kosztów i skomplikowania procedury utworzenia korzysta się z modelu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W dobie globalizacji i migracji gospodarczej, niektórzy polscy przedsiębiorcy decydują się na utworzenie za Odrą biznesu w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)), której funkcjonowanie właściwie nie odbiega znacząco od działania jej sąsiadki polskiej spółki z organiczoną odpowiedzialnością.

Jak przedstawiliśmy już w artkule dotyczącym form prowadzienia działalności gospodarczej w Niemchechspółka GmbH jest spółką kapitałową, której właściwości różnią się znacząco od prowadzenia przedsiębiorstwa przez osobę fizyczną lub w formie spółki osobowej. Najważniejszą z punktu widzenia przedsiębiorcy różnicą jest kwestia odpowiadania wspólników za zobowiązania, którzy przy skorzystaniu z formy prawnej spółki GmbH, mogą uchronić się od osobistej, nieograniczonej i względnie subsydiarnej odpowiedzialności całym swoim majątkiem. Jest to szczególnie zalecane zwłaszcza w przypadku zwiększonego ryzyka transakcyjnego przy wykonywaniu działalności. Jeżeli więc chcemy założyć biznes w Niemczech, a ograniczenie odpowiedzialności jest dla nas szczególnie istotne prędzej czy później pojawi się pytanie, jak ją utworzyć i od czego zacząć?

 

Umowa spółki

Pierwszym krokiem do rozpoczęcia przygody ze spółką GmbH jest sporządzenie i podpisanie umowy spółki. Może ona być ustanowiona przez jednego, dwóch lub więcej wspólników, wobec których – tak jak wobec przyszłych członków zarządu – nie ma obowiązku posiadania niemieckiego obywatelstwa. Założycielami mogą być zarówno osoby fizyczne, spółki osobowe jak i co do zasady kapitałowe. Następnie umowa podpisywana jest przez wszystkich wspólników, którzy muszą stawić się osobiście lub przez pełnomocnika przed niemieckim notariuszem w celu jej skutecznego zwarcia. Co jednak w sytuacji, kiedy wspólnikiem ma być polska spółka, a osoba uprawniona do jej reprezentowanianie może stawić się na termin u notariusza w Niemczech? W takiej sytuacji musi on podpisać sporządzone w języku niemieckim lub dwujęzycznie pełnomocnictwo uprawniające do zawiązania spółki przez inną osobę na miejscu w Niemczech. Pełnomocnictwo takie musi zostać wraz z apostille i tłumaczeniem przysięgłym przedłożone niemieckiemu notariuszowi.Celem wykazania prawidłowego umocowania niezbędne jest również przedłożenie wyciągu z rejestru przedsiębiorców, względnie krajowego rejestru sądowego opatrzonego apostille wraz z tłumaczeniem przysięgłym. Chcąc uniknąć problemów odnoszących się do zakresu umocowania, rekomendujmemy doprecyzowanie w pełnomocnictwie kwestii odnoszących się do kształtu spółki, jaka ma zostać przez pełnomocnika powołana, taki jak wysokości kapitału zakładowego, przedmiot działalności etc. Istnieje kilka obligatoryjnych elementów, bez których prawidłowego określenia niemiecki sąd rejestrowy (Registergericht) odrzuci wniosek o wpis do rejestru. Przede wszystkim należy do nich określenie: firmy (nazwy), siedziby, przedmiotu działalności, wysokość kapitału zakładowego oraz wkładów wspólników. Przechodząc do omówienia każdego z elementów.

 

1. Firma (Firma der GmbH)

Firma w języku prawniczym to wbrew pozorom nie przedsiębiorstwo lecz nazwa po jaką działa przedsiębiorca. Firma jest dowolna z zastrzeżeniem przestrzegania przepisów o konkurencji i ochronie konsumenta, które stanowią, że ma ona dostatecznie odróżniać się od firm pozostałych przedsiębiorców działających na rynku i nie wprowadzać w błąd. Poza tym obligatoryjnie musi zawierać w języku niemiecki dopisek Gesellschaft mit beschränkter Haftung albo skrót GmbH. Spółka GmbH działająca na skutek przekształcenia, może także korzystać z firmy przedsiębiorcy przekształcanego, jeżeli zostało udzielone prawo do korzystania z niej. Najłatwiejszym i najsprawniejszym sposobem wstępnego sprawdzenia nazwy spółki jest jej skonsultowanie z właściwą Izbą Przemysłowo-Handlową (IHK) Jednakże dla uzyskania pewności co do braku naruszenia poprzez posługiwanie się założoną nazwą spółki praw podmiotów trzecich, rekomenduje się zasięgnięcie opinii prawnej w tym zakrsie.

 

2. Siedziba (Sitz der Gesellschaft)

Siedzibą firmy jest miejscowość znajdująca się w Niemczech, która jest określona w umowie spółki. Zwykle jest to miejsce, w którym znajduje się zarząd lub w którym prowadzona jest główna dziłalność spółki. Siedziba nie jest jednak tożsama z adresem, który definiuje szczegółowo ulicę, numer lokalu, kod pocztowy. Teoretycznie oznaczenie adresu we wniosku o wpis do rejestru nie jest obowiązkowe, jednakże jest to konieczne przy dokonywaniu każdego rodzaju formalności przez przedsiębiorstwo.

 

3. Przedmiot działalności (Gegenstand des Unternehmens)

Określenie przedmiotu działalności powinno zostać klarownie określone w umowie spółki. Niedopuszczalne jest określenie przedmiotu jako „wykonywanie działalności gospodarczej”, ponieważ będzie to działalność niedookreślona, mogąca być przyczyną odrzucenia wniosku o wpis do rejestru. Im większe natomiast jej zawężenie, tym większe szanse na rychłą konieczność zmiany umowy spółki w przyszłości, co będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami. Należy wybrać w związku z tym optymalne rozwiązanie. W Niemczech opisu działalności dokonuje się wyłącznie poprzez dokonanie opisu słownego, bez korzystania z kodów PKD. Należy również pamiętać, że niektóre rodzaje działalności mogą wymagać posiadania zezwolenia. Przedłożenie stosownych dokumentów nie jest wymagane jednak na etapie składania wniosku do rejestru.

 

4. Kapitał zakładowy i wkłady (Stammkapital und Stammeinlagen)

Minimalny kapitał zakładowy spółki GmbH w Niemczech wynosi 25.000,00 EUR. Istnieje jednak możliwość założenia odmiany spółki GmbH nawet za 1 € (Ein-Euro-GmbH bądź UG). Kapitał ten przed złożeniem wniosku o rejestrację obowiązkowo ma zostać opłacony wkładami wspólników co najmniej w połowie, a resztę trzeba będzie uzupełnić na wezwanie spółki lub jeżeli zostało to określone w umowie spółki, zarządu. Wkłady mogą być zarówno gotówkowe (Geldeinlage) jak i rzeczowe (Sacheinlage) (nieruchomości, pojazdy, sprzęty, maszyny, wierzytelności, obligacje, licencje z wyłączeniem świadczenia pracy i usług). Należy jednak dokonać rozważnego oszacowania wartości tych wkładów, gdyż w momencie składania wniosku o wpis do rejestru, zarząd składa oświadczenie, że zadeklarowany kapitał jest do jego dyspozycji, w konsekwencji w sytuacji istotnego zawyżenia wkładów rzeczowych, egzekwowana jest z tego tytułu odpowiedzialność. Wkłady rzeczowe muszą zostać wniesione w całości, natomiast gotówkowe w wysokości co najmniej ¼ kwoty określonej w umowie. Za wniesione wkłady, wspólnicy nabywają udziały, które wyrażają ich potencjał w spółce, przekładają się na siłę ich głosu podczas podejmowania uchwał oraz mają odzwierciedlenie w wysokości otrzymanej dywidendy. W umowie spółki należy także ustalić liczbę oraz wartość nominalną udziałów wspólników. Kwota nominalna udziału musi być zaokrąglona do 1 EUR. Wkłady mogą być różnej wartości. Nawet w przypadku jednoosobowej GmbH, rekomenduje się chociażby z punktu widzenia możliwych przyszłych przeszkód w prowadzeniu przedsiębiorstwa, ewentualnej choroby, dłuższego pobytu w szpitalu lub przewidywanej śmierci, ustanowienie nie jednego, a większej liczby udziałów, tak byzapewnić dalsze niezakłócone funkcjonowanie spółki, zabezpieczając ją przed wystąpieniem patowej sytuacji w przypadku sporu następców prawnych..

Powyższe należy do obligatoryjnych elementów umowy spółki, pondato istnieje oczywiście możliwość dokonania dodatkowych zapisów, w zakresie między innymi. czas trwania spółki (Dauer der GmbH), jeżeli działalność ma być podjęta tylko na oznaczony czas, oznaczenia działalności dodatkowejInne fakultatywne regulacje mogą dotyczyć także powołania zarządu oraz określenia zakresu ich reprezentacji. Jednakże nie jest rekomendowanie uregulowanie już w samej umowie spółki stosunków wewnętrznych w spółce z uwagi na powszechną dostępność do niej w rejestrze. W związku z tym wszelkie sprawy wewnętrzne zaleca się uregulować w drodze regulacji wewnętrznych.

 

Ustanowienie zarządu (Geschäftsführerbestellung)

Kierowanie spółka należy do zadań zarządu oraz zgromadzenia ogólnego wspólników. Reprezentowanie i prowadzenie spraw spółki należy do kompetencji zarządu, w którego skład może wchodzić jedna lub więcej osób posiadających pełną zdolność do czynności prawnych. . Zgromadzenie wspólników jest zaśorganem uchwałodawczym w spółce.

Aby nabyć status członka zarządu należy zostać wpisanym do rejestru. Dokonuje się to podczas zakładania spółki lub w ramach odrębnej uchwały. Ze względów praktycznych zaleca się to drugie rozwiązanie, gdyż w przeciwnym wypadku, każdorazowa zmiana w zarządzie spółki, będzie wiązała się z koniecznościę zmiany umowy spółki. Niezbędne jest precyzyjnie określenie jak będzie wyglądać forma reprezentacji spółki przez członków zarządu. W przeciwnym wypadku stosowane zostaną rozwiązania ustawowe, zgodnie z którymi w przypadku zarządu jednoosobowego, spółkę reprezentuje jedyny członek zarządu, natomiast przy większej ich liczbie, ustawowym modelem reprezentacji jest współdziałanie dwóch członków zarządu lub reprezentacja jednego członka zarządu wraz z prokurentem. Pierwszą czynnością zarządu jest wezwanie wspólników do dokonania wpłat na kapitał zakładowy.Oświadczenie zarządu o objęciu udziałów w kapitale zakładowym przez wspólnków oraz złożenie listy wspólników są niezbędne do dokonania wpisu spółki do rejestu. Zasadniczo składane są one przed niemieckim notariuszem,przy czym zachowując stosowną procedurę istnieje możliwośc dokonania tychże oświadczeń za pośrednictwem polskiego notariusza.

 

Rejestracja spółki, a odpowiedzialność za zobowiązania

Poświadczony notarialnie, podpisany przez wszystkich członków zarządu wniosek o wpis do rejestru wraz z poświadczoną notarialnie umową spółki, pełnomocnictwami ewentualnych przedstawicieli umocowanych przez wspólników, zakresem ich reprezentacji, listą wszystkich wspólników, a także podjętymi uchwałami notariusz składa do właściwego ze względu na siedzibę spółki sądu rejonowego (Amtsgericht/ Registergericht). W przypadku wystąpienia braków formalnych, wspólnicy zostaną poinformowani o tym, inaczej niż w Polsce przez notariusza. W przypadku powzięcia wątpliwości co do firmy, o czym była mowa wcześniej, sąd zwróci się z wnioskiem o stosowne zaopiniowanie do Izby Przemysłowo- Handlowej,. Jeśli wszystkie warunki zostaną spełnione spółka wpisywana jest do rejestru.

Po notarialnym podpisaniu umowy spółki, może ona działać przez osoby do tego uprawnione pod „nazwą” z dodatkiem Vor-GmbH, jak spółka w organizacji (GmbH in Gründung). Osoby uprawnione do dokonywania czynności odpowiadają jednak w tym czasie za zobowiązania spółki również swoim majątkiem.. Z momentem ujawnienia spółki w rejestrze odpowiada ona za zobowiązania całym swoim majątkiem. W związku z tym członkowie spółki są całkowicie zwolnieni z odpowiedzialności, z zastrzeżeniem kilku wyjątków dotyczących członków zarządu np. w sytuacji niedotrzymania obowiązków związanych z upadłością spółki.

Kolejnymi krokami na drodze do zakończenia procedury są m.in. ogłoszenie wpisu w elektronicznym Monitorze Federalnym (Bundesanzeiger), zgłoszenie działalności we właściwym dla siedziby spółki urzędzie ds. gospodarki (Gewerbeamt) i zameldowanie się w urzędzie ds. obywatelskich (Bürgeramt) oraz uzyskanie stosownych zezwoleń na prowadzenie działalności danego rodzaju, o są one wymagane..

 

Koszty utworzenia spółki

uUworzenie spółki GmbH wymaga zaangażowania pewnego kapitału. Nie chodzi tu tylko o wpłacenie 25.000 € na kapitał zakładowy. Trzeba bowiem także liczyć się z ewentualnymi kosztami związanymi z doradztwem prawnym,kosztami notarialnymi oraz związanymi z rejestracją spółki. Tym samym wspomniana na wstpie forma Ein-Euro-GmbH – spolka z ograniczona odpowiedzialnoscia z akpitalej 1,00 EUR jest w istotcie tylko nazwa, bowiem chociazby z uwagi na koszty zwiazane z utworzeniem spolki wymagane jest zaangazowanie wiekszej kwoty anizeli uzyte w nazwie 1,00 EUR.

 

Podsumowanie

Reasumując, złożoność procedury utworzenia spółki GmbH, która nie jest niczym wyjątkowym jeśli chodzi o zakładanie spółek w Niemczech, minimalny kapitał zakładowy na poziomie 25.000 € oraz wyższe koszta jej utworzenia oraz prowadzenia w stosunku do spółek osobowych, stanowią zarówno jej wadę i zaletę. Zaletą jest fakt, że przez to w podświadomości partnerów rynkowych spółka GmbH, jawi się jako poważny podmiot, określonym kapitałem, który może stanowić dla gwarancje wykonania zobowiązania i pokrycia potencjalnych szkód. Do zalet zaliczyć można z pewnością również ograniczoną odpowiedzialność wspólników, którzy mogą w nocy spać spokojnie.