Ukształtowanie stosunków wewnętrznych w niemieckiej spółce GmbH

 

W dotychczasowych artykułach przedstawiliśmy różne formy prowadzenia działalności gospodarczej dla osób chcących rozpocząć prowadzenie działalności w Niemczech. Następnie, zilustrowaliśmy proces utworzenia niemieckiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W tym artykule odpowiemy na pytanie, jak zorganizować w spółce GmbH prowadzenie spraw i jej reprezentację.

 

I. Prowadzenie spraw i reprezentacja spółki GmbH z Polski, czy to możliwe?

W spółce GmbH prowadzenie spraw i jej reprezentacja należy do praw i obowiązków zarządu. Jak wskazaliśmy wcześniej, zarząd można ustanowić w umowie spółki albo, za czym przemawiają względy praktyczne, uchwałą wspólników. Wymienionymi wyżej czynnościami może zajmować się, zarząd(Geschaftsführung), którego członkami będą osoby z grona wspólników spółki, działający na podstawie umowy o zatrudnienie (Geschäfstführeranstellungsvertrag) bądź bez tej umowy w ramach działalności pro bono. Po drugie człinkami zarządu mogą być osoby niepochodzące z grona wspólników(fremd Geschaftsführung), działające na podstawie umowy o zatrudnienie, bądź też osoby niebędące członkami zarządu, działające na podstawie udzielonej prokury albo udzielone pełnomocnictwa ogólnego udzielonego przez cżłonków zarządu do działania w imieniu spółki. O konieczności powołania zarządu, stanowi sama ustawa o spółce GmbH, jednak osoby zakładające spółkę w Niemczech często zadają sobie pytanie, czy konieczne jest posiadanie reprezentanta spółki na miejscu w Niemczech. Otóż odpowiedź brzmi: nie, nie jest to konieczne, jednakże jest pewne „ale…”

Podstawowym wariantem jest prowadzeniespraw spółki przez zarząd wybrany spośród grona wspólników. Tacy wspólnicy wstępują często w rolę zarządcy bez podjęcia umowy, działając dla spółki pro bono. Pamiętać jednakże należy, że wraz z podjęciem funkcji cżłonka zarządu – nawet pro bono- osoba przebywająca na stałe w Polce bez miejsca zameldowania w Niemczech może zostać oskładkowana zgodnie z przepisami niemieckich ustaw. Kwestię taką należy więc już na wstępie wyjaśnić z miejscowym doradcą podatkowym. Jeżeli wspólnikami są np. Polacy przebywający na stałe na terenie Polski, to teoretycznie można byłoby wyobrazić sobie sytuację, w której członkowie zarządu, będą każdorazowo przyjeżdżać do Niemiec, w celu załatwienia bieżących spraw spółki, złożenia podpisów etc. Takie rozwiązanie może sprawdzać się w sytuacji, gdy odpowiednio częste podróże nie będą stanowić problemu dla wspólnika, bądź gdy przedsiębiorstwo spółki będące w Niemczech i zarząd znajdujący się w Polsce są usytuowane odpowiednio blisko przy granicy lub gdy przedsiębiorstwo z założenia nie będzie dokonywać żadnych czynności. W pozostałych wypadkach taki stan może znacznie spowalniać i utrudniać podejmowanie działań przez spółkę. Nadto dokonanie niektórych czynności w bieżącym obrocie handlowym – umowy dotyczące finansowania zawierane w imieniu spółki – może być problematyczne w przypadku, w którym członek zarządu reprezentujący spółkę nie ma miejsca zameldowania w Niemczech, mimo, że przepisy ustawy nie ustanawiają takiego wymogu. Pewne ograniczenia wynikają jednakże z regulacji wewnętrznych takich podmiotów.

Jeżeli spółka ma prowadzić działalność nastawioną na rozwój, zysk, sprzedaż czy nawiązywanie nowych kontaktów z kontrahentami warto, ażeby osoba prowadząca jej biezące sprawy, umocowana jednocześnie do jej reprezentacji przebywała na miejscu. Odpowiednie kwalifikacje, znajomość języka, znajomość miejscowych zwyczajów i systemu prawno-podatkowego takiej osoby stanowić będą cznacznie większe wsparcie dla prowadzenia przedsiębiorstwa aniżeli członek zarządu przebywający w Polsce, przy jednoczesnym założeniu pozostawienia pełnej kontroli nad działalnością spólki po stronie polskich wspólników Stąd drugą możliwością jest ustanowienie zarządu spoza grona wspólników (Fremdgeschäftsführung) bądź po prostu zatrudnienie osoby wyposażonej w odpowiednie kompetencje, dzięki czemu spółka zapewni sobie reprezentację w Niemczech przez tzw. country managerów.

Można sobie wyobrazić jeszcze inną formę ustanowienia reprezentacji, która w ramach odstępstwa od rozwiązania modelowego z ustawy o GmbH polega na ustanowieniu np. dwóch członków zarządu, z których pierwszy należałby do grona wspólników przebywających w Polsce zachowujac kontrolę po stonie polskiej, a drugi jako country manager prowadziłby działalność na miejscuNależałoby jednak w takim przypadku zastrzec w umowie spółki, iż dla skuteczności dokonywanych czynności prawnych np. zawierania umów, wystarczające będzie samodzielne działanie każdego zarządcy z osobna bądź doregulować tę kwestię odrębnie w drodze regulacji wewnętrznych w spółce

 

II. Froma zatrudnienia członka zarządu

Po dokonaniu wyboru co do formy prowadzenia spraw spółki, nadszedł czas na przedstawienie możliwości dotyczących form zatrudnienia.
W sytuacji, kiedy to wspólnik pełni funkcję członka zarządu, poprzez akt jego powołania, którym jest najczęściej uchwała wspólników bądź umowa spółki, powstaje między nim a spółką stosunek funkcyjny. Stosunek ten oznacza jedynie relację między spółką a członkiem zarządu z tytułu pełnienia przez niego funkcji, a jego uregulowanie znajduje się w ustawie o spółce GmbH, gdzie opisane są kompetencje, obowiązki oraz odpowiedzialność członka zarządu. Nie jest to stabilny stosunek, gdyż zgodnie z ustawą wspólnik może zostać w każdej chwili odwołany ze swojej funkcji, co można także szczegółówo uregulwać już w umowie spółki. Jego funkcja może być pełniona odpłatnie lub nieodpłatnie (pro bono). Takie powołanie może jednak stanowić podstawę dla powstania po stronie członka zarządu obowiązku ubezpieczeniowego również po stronie niemieckiej, a ewentualne wynagrodzenie kwalifikowane jest do przychodów z działalności wykonywanej osobiście przez osobę fizyczną. Powołanie członka zarządu przez spółkę samo w sobie nie oznacza w żadnym razie nawiązania stosunku zatrudnienia. Do tego potrzebna jest kolejna umowa. Dlatego też członka zarządu nie należy traktować jako pracownika, gdyż nawiązanie stosunku zatrudnienia jest fakultatywne.

Obok stosunku funkcyjnego, który został wyżej opisany przez zawarcie umowy o zatrudnienie, może dojść do nawiązania stosunku zatrudnienia między członkiem zarządu a spółką (Geschäfstführeranstellungsvertrag). Co do charakteru stosunku zatrudnienia cżłonka zarządu jako stosunku pracy istnieją pewne rozbieżności w orzecznictwie i praktyce. Zasadniczo członek zarządu z uwagi na wykonywaną funkcję organu nie pozostaje nigdy w stosunku pracy ze spółką, jednakże spotkać można orzeczenia Federalnego Sądu Pracy, z których wynika, że nawiązanie stosunku pracy mogłoby dojść w sytuacji w ktróej członek zarządu jest co najwyżej mniejszościowym udziałowcem w spółce i w całości związany jest poleceniami wspólników co do poszczególnych czyności, miejsca i czasu pracym jak również podlega stałemu nadzworowi. W związku z tym zasadniczo przyjmuje się, że zawarta umowa o zatrudnienie z cżłonkiem zarządu nigdy nie powoduje powstania klasycznego stosunku pracy. Podstawą zatrudnienia członka zarządu jest tzw. umowa o zatrudnienie = Strony umowy mogą dowolnie uregulować cywilno-prawny stosunek umowny. Muszą jednak pamiętać o tym, aby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku prawnego, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.Umowa w sposób szczegółowy regulowac powinna wzajemne prawa i obowiązki stron, w tym kompetencje cżłonka zarządu, a także kwestie wynagrodzeni,a urlopu, wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, wypowiedzenia czy też klauzule o zakazie konkurencji bądź obowiązku zachowania poufności. Wypowiedzenie umowy cywilno-prawnej może nastąpić w każdym czasie, umowa może przewidywać nawet jej automatyczne wygaśnięcie wraz z odwołaniem z funkcji członka zarządu. Zasadniczo członek zarząd jako organ spółki włączony jest z regulacji dotyczących ochrony pracownicznej przed wypowiedzeniem. Charakterystycznym dla tego rodzaju umów jest przede wszystkim brak podległości organizacyjnej i kierowniczej, a także nienormowany czas pracy członka zarządu, co oznacza swobodny wybór metod zarządzania oraz brak podległości w zakresie podejmowanych działań wobec spółki. Warto natomiast określić w umowie, jakie czynności będą wymagały zgody spółki bądź do jakiej kwoty manager ma swobodę ich dokonywania. Najczęstszą metodą wynagradzania country managera jest wynagrodzenie ryczałtowe, które stanowi procent od zysku bądź wartości zawartych umów.

 

III. Pełnomocnictwo, prokura

Osoby reprezentujące spółkę, które nie są członkami zarządu, a mają ją reprezentować na podstawie umowy o pracę albo umowy zlecenia, dla dokonania czynności prawnych w imieniu spółki wymagają umocowania opartego na oświadczeniu woli w postaci prokury albo pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo jest czynnością prawną, za pomocą której mocodawca upoważnia pełnomocnika do dokonywania w jego imieniu czynności prawnych konkretnego rodzaju (pełnomocnictwo szczególne) bądź wszelkich czynności (pełnomocnictwo ogólne). Pełnomocnictwo do reprezentowania spółki udzielane jest przez uprawnionych do reprezentacji członków zarządu spółki. Wracając do sposobów reprezenracji spółki przez zarząd, tj. dwóch członków zarządu łącznie, członek zarządu z prokurentem bądź każdy z cżłonków zarządu samodzielnie, pamiętać należy o odróżnieniu w każdym przypasku pełnomocnictwa do reprezentowania członka zarządu od pełnomocnictwa do reprezentowania spółki. . W przypadku zasady jednoosobowej reprezentacji spółki pełnomocnictwo udzielone przez członka zarządu może oznaczać w praktyce możliwość działania również w imieniu spółki, natomiast w przypadku łacznej reprezenracji jedynie w imieniu mocodawcy. Takie uregulowanie nie może stanowić próby obejścia zasady reprezentacji łącznej np. przez dwóch członków zarządu lub jednego z prokurentem. W tym przypadku pełnomocnik jest nadal zobowiązany do współdziałania. W Niemczech istnieją trzy rodzaje pełnomocnictwa: najszersze, ogólne pełnomocnictwo handlowe (Handlungsvollmacht), nieznane polskiemu prawu, udzielane zwykle w sytuacji, gdy nie udzielono prokury. Pozwala ono na dokonywanie wszelkiego rodzaju czynności zwykłego zarządu, które dotyczą bieżącego prowadzenia spraw spółki z danego rodzaju branży. Do czynności przekraczających zwykły zarząd wymagana jest zgoda wspólników. Katalog tych czynności zamieszczony został w niemieckim kodeksie handlowym (HGB)należą do nich np. zbywanie nieruchomości czy wyodrębnionej części przedsiębiorstwa. Pozostałymi dwoma pełnomocnictwami są: pełnomocnictwo rodzajowe, do dokonywania czynności określonego rodzaju, np. samej sprzedaży i szczególne, dla dokonania czynności określonej indywidualnie. W każdym przypadku należy dokładnie określić konkretny zakres kompetencji, w które wyposażony będzie pełnomocnik.

Innym umocowaniem do reprezentacji przez country managerów niebędących członkami zarządu jest prokura. Prokura to rodzaj pełnomocnictwa udzielonego przez przedsiębiorcę do dokonywania wszystkich czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, co oznacza, że prokurent ma bardzo szerokie kompetencje w podejmowaniu czynności. Ograniczenie dotyczy natomiast nieruchomości, do czego potrzebne jest mu szczególne pełnomocnictwo. Nie jest także możliwe jak w przypadku pełnomocnictwa ograniczenie przedmiotowego zakresu uprawnień prokurenta w stosunkach zewnętrznych (§ 50 HGB). Takie uregulowanie może odnieść skutek jedynie w stosunkach między prokurentem i mocodawcą w razie powstania ewentualnych roszczeń z tytułu odpowiedzialności prokurenta. W przeciwieństwie do zwykłego pełnomocnictwa udzielenie prokury wymaga podjęcia uchwały wspólników, udzielenia jej przez zarząd oraz wpisu do rejestru handlowego (Handelsregister). Może być ona odwołana w każdym czasie, w ten sam sposób, w jakim nastąpiło powołanie, jednak wykluczone jest przeniesienie jej przez prokurenta na inną osobę. Prokurent podejmując czynności w imieniu spółki, posługuje się nazwą firmy spółki, swoim imieniem i nazwiskiem z dodaniem zapisu „per Prokura”.
Najszerszym rodzajem pełnomocnictwa jest pełnomocnictwo ogólne (Generalvollmacht), które znajduje swoje oparcie w zasadach niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB), które uprawnia do podjęcia wszystkich czynności, jakie są możliwe do podjęcia przez pełnomocnika.

 

IV. Regulamin wewnętrzny spółki (Geschäfstordnung)

Mimo braku ustawowego obowiązku posiadania przez spółkę regulaminu spółki GmbH (Geschäfstordnung), w przypadku kilkuosobowej reprezentacji spółki warto wyposażyć się w taki dokument. Jednym z ważniejszych postanowień regulaminu jest ustalenie zakresu kompetencji i obowiązków reprezentantów. Umożliwia to przyspieszenie procesu podejmowania decyzji w sytuacji występowania kilku członków zarządu i country managerów. Dokument pozwala także uniknąć konieczności umieszczania obszernych regulacji w umowie spółki, a ponadto uregulowania w nim zawarte pozostają do wglądu samych członków spółki, a nie kontrahentów. Przy ustalaniu regulaminu należy mieć na względzie, że jego postanowienia nie mogą stać w sprzeczności z ogólnymi przepisami prawa oraz postanowieniami umowy spółki, a prawa osobó umocowanych do reprezentcji spółki nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich. Regulamin nie jest normatywnym źródłem prawa, dlatego naruszenie jego postanowień nie powoduje odpowiedzialności odszkodowawczej wobec spółki, jednak powoduje odpowiedzialność organizacyjną, której konsekwencją może być odwołanie z funkcji.

Regulamin i umowa spółki nie są jedynymi dokumentami, w których można uregulować prawa i obowiązki wspólników czy też członków zarządu. Dokonuje się tego także w umowie o zatrudnienie, czy też występujących często w obrocie porozumieniach wspólników (Gesellschaftervereinbarung). W regulaminie spółki można natomiast ustalić bardziej szczegółowe kwestie dotyczące stosunków wewnętrznych w spółce i prowadzenia spraw spółki. Regulamin ma szczególne znaczenie zarówno dlaczłonków zarządu będących w Polsce, jak i tych znajdujących się na miejscu w NiemczechWyznacza on granice ich kompetencji, a także wskazuje, do jakich czynności potrzebują oni zgody wspólników. Z drugiej strony ich kompetencje nie mogą być zbyt wąskie, gdyż mogłoby to opóźnić proces podejmowania decyzji. Poza tym regulamin może także regulować kwestie ewentualnej odpowiedzialności.

 

Podsumowanie

Dokonując wyboru formy sprawowania zarządu nad spółką i ewentualnego zatrudnienia, należy przede wszystkim wziąć pod uwagę, jakich wyników oczekujemy od prowadzonej działalności gospodarczej. Z jednej strony musimy odpowiedzieć sobie na pytanie czy możemy pozwolić sobie na prowadzenie spraw spółki z Polski. Z praktycznego punktu widzenia dużo większy sens ma posiadanie zarządu na miejscu, co jednak będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami dotyczącymi jego wynagrodzenia. Koszty te można natomiast zredukować ustanawiając wyposażonego w ogólne pełnomocnictwo handlowe (Handlungsvollmacht) country managera, będącego po prostu pracownikiem spółki działającym na podstawie umwy o pracę.. Każdorazowe powołanie i odwołanie członka zarządu lub prokurenta będzie wiązać się z koniecznością podjęcia uchwały oraz wpisu do rejestru. Pełnomocnictwo będzie najlepszym rozwiązaniem dla spółki, której zależy na dokładnym określeniu kompetencji pełnomocnika. Prokurę i zarząd charakteryzuje z kolei możliwość wyposażenia w szersze kompetencje.

Należy także zdawać sobie sprawę, że odpowiedzialność osoby zatrudnionej na zasadzie wspomnianego cywilno-prawnego stosunku zatrudnienia jest nieograniczona, całym majątkiem. Aby uniknąć takiej sytuacji, manager powinien zawrzeć odpowiednią umowę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. W przypadku umowy o pracę, odpowiedzialność pracownika jest ograniczona, gdyż pracownik odpowiada w pełni za szkody na osobie i mieniu, tylko gdy w pełni ponosi winę. W pozostałych przypadkach odpowiedzialność zależy od stopnia zawinienia. Nieprawidłowe wykonywanie pracy nie uprawnia pracownika do zmniejszenia jego wynagrodzenia, a jedynie do zakończenia z nim stosunku pracy.