Formy prowadzenia działalności gospodarczej dla początkujących przedsiębiorców w Niemczech

Przedstawicielstwo (Betriebsstätte), oddział (Niederlassung), jednoosobowa działalność (Einzelunternehmen), spółka – jak najlepiej zacząć, na co uważać

 

Zapisana w artykułach 49-55 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (dalej: TFUE) zasada przedsiębiorczości gwarantuje od 2004 r. obywatelom RP prawo do zakładania i prowadzenia przedstawicielstw, oddziałów, spółek oraz podjęcia samodzielnej działalności gospodarczej na terytorium innych państw członkowskich. Z tego względu szczególnie istotne dla początkujących przedsiębiorców, jest przeanalizowanie, która z form najlepiej odpowiadać będzie ich aktualnym potrzebom i możliwościom.

Wśród głównych form prowadzenia działalności gospodarczej w Niemczech przez wchodzących na rynek przedsiębiorców są: przedstawicielstwa (Betriebsstäte), oddziały (Niederlassungen), jednoosobowa działalność (Einzelunternehmen) oraz spółka (Gesellschaft).

Od swobody prowadzenia działalności należy odróżnić prowadzenie jej w formie transgranicznego świadczenia usług ( art. 56 – 62 TFUE), które obejmuje czasowo i przedmiotowo ograniczoną działalność, mającą na celu wykonanie konkretnego zlecenia za granicą. Zawężenie swobody przedmiotu świadczenia usług obejmuje usługi budowlane, sprzątanie budynków i środków transportu oraz działalność dekoratorów wnętrz.

 

Przedstawicielstwo ( Betriebsstätte)

Jedną z niesamodzielnych form kierowania przedsiębiorstwem, które prowadzi działalność w Niemczech, ale którego siedziba pozostaje w Polsce jest przedstawicielstwo (Betriebsstätte). Przedstawicielstwo nie posiada własnej osobowości prawnej, lecz dzieli ją z polskim przedsiębiorstwem głównym. Oznacza to, że wszelkie transakcje i rachunki wykonywane są w imieniu powyższego przedsiębiorstwa. Nie prowadzi ono swojej księgowości, nie ma odrębnego majątku ani nazwy, stanowiąc wyłącznie wyodrębnioną organizacyjnie i miejscowo część przedsiębiorstwa głównego
Dla jakich celów warto ustanowić przedstawicielstwo w Niemczech? Przede wszystkim dla celów marketingowych, reklamowych i dystrybucyjnych oraz aby przygotować lub realizować główną działalność za granicą. Dzięki niemu, przy stosunkowo niewielkich nakładach pieniężnych i minimalnych obowiązkach wobec organów administracji, przedsiębiorca może zakomunikować swoją obecność w Niemczech, przedstawić swoje produkty i nawiązywać kontakty z miejscowymi odbiorcami. Dlatego jest to dobra forma do sprawdzenia czy ma ono w perspektywie szanse na obcym rynku. Łączą się z nią także pewne niedogodności. W związku z tym, że jest to część zagranicznego przedsiębiorstwa, którego sytuacja finansowa i gospodarcza jest nieznana, nie wzbudza ona zaufania potencjalnych kontrahentów na lokalnym rynku.

W związku z tym, że przedstawicielstwo jest formą prowadzenia działalności gospodarczej, w zależności od jej rodzaju konieczny jest wpis do ewidencji niemieckiego Urzędu ds. Gospodarki (Gewerbeamt) właściwym dla miasta lub gminy, w której działalność ma być prowadzona. W zależności od rodzaju prowadzonej działalność może być wymagane uzyskanie stosownych zezwoleń miejscowych organów.

Aby uniknąć nieporozumień wynikających z błędnej wykładni, warto wiedzieć, że przedstawicielstwo(filia) określane jest także mianem niesamodzielnego oddziału (unselbständige Niederlassung).

 

Odział (selbständige Niederlassung)

Jak wspomniano wyżej, przedstawicielstwo nie może zawierać w swoim imieniu umów z innymi podmiotami. Dla dokonywania takich czynności konieczne jest utworzenie oddziału (selbständige Niederlassung). Jest to druga niesamodzielna forma prowadzenia przedsiębiorstwa. Można powiedzieć, że stanowi swego rodzaju formę pośrednią między przedstawicielstwem, a spółką.
Oddział nie stanowi samodzielnego bytu prawnego, gdyż jest częścią głównego przedsiębiorstwa, jednak organizacyjnie i gospodarczo wykazuje pewną niezależność. Przejawia się ona przede wszystkim w posiadaniu odrębnego lokalu, który jest dodatkowym miejscem prowadzenia działalności. Poza tym, ma zapewniające swobodę decyzyjną odrębne kierownictwo, oddzielną księgowość, rachunek bankowy oraz niezależnie sporządzany bilans. Może zawierać umowy, pozywać i być pozywane, jednak jako że dzieli ono swój byt prawny z główną gałęzią przedsiębiorstwa i niejako dokonuje tych czynności w jego ramach, wszystkie nabywane prawa i obowiązki stają się prawami i obowiązkami głównego przedsiębiorstwa, jednakżetopień niezależnści oddziału ma mu pozwalać na dalszą egzystencję nawet w przypadku likwidacji przedsiębiorstwa głównego. W konsekwencji, wyłącznie wspomniane przedsiębiorstwo jest dłużnikiem i wierzycielem roszczeń. Zależność wyraża się także przez tożsamość brzmienia firmy (nazwy) oddziału, która może, a w niektórych przypadkach musi posiadać dodatek w postaci słów „Zweigniederlassung Deutschland“ lub np. „Niederlassung München“. Oddział nie posiada własnego majątku, co może być zaletą, jeżeli zważymy na brak obowiązku wniesienia kapitału zakładowego, a jego działalność musi mieścić się w ramach działalności przedsiębiorstwa głównego.

Ważne jest, by rozróżnić porządki prawne rządzące oddziałem. Ze względu na prawną podległość głównemu przedsiębiorstwu, w stosunkach wynikających z prawa spółek stosuje się prawo polskie, natomiast m.in. rejestracja działalności, wymogi związane z jej funkcjonowaniem np. posiadanie stałego przedstawiciela na terenie Niemiec, wszelkie transakcje oddziału z osobami trzecimi oraz kwestie podatkowe regulowane są przez prawo niemieckie.

Oddział podlega wpisowi do niemieckiego Urzędu ds. Gospodarki (Gewerbeamt) a także do niemieckiego rejestru handlowego (das deutsche Handelsregister).
Mimo wyższych kosztów ustanowienia i prowadzenia działalności w tej formie w stosunku do formy jaką jest wspomniane powyżej przedstawicielstwo (filia), oddział cieszy się większym zaufaniem uczestników obrotu gospodarczego na lokalnym rynku. Jest to forma atrakcyjna przede wszystkim dla przedsiębiorców zainteresowanych głównie niewielkim zaangażowaniem finansowym przy jednoczesnym korzystaniu z obcych przepisów podatkowych. Ma on za zadanie umożliwienie klientom nabywania od polskiego przedsiębiorcy na miejscu. Wadą prowadzenia działalności w tej formie jest natomiast przede wszystkim jednolita odpowiedzialność za zobowiązania i całkowitej niezależności.

 

Działalność przedsiębiorcy jednoosobowego będącego osobą fizyczną ( Einzelunternehmen)

Przechodząc do samodzielnych form prowadzenia przedsiębiorstwa, czas przyjrzeć się bliżej jednoosobowej działalności gospodarczej osoby fizycznej (Einzelunternehmen). Podobnie jak w Polsce,  jej założenie charakteryzuje się małym stopniem skomplikowania oraz niskim nakładem kosztówco w porównaniu z zakładaniem spółek na terenie Niemiec stanowi niewątpliwie duży plus. Jak potwierdzają statystyki ta forma prowadzenia przedsiębiorstwa cieszy się największą popularnością wśród małych przedsiębiorców. Według danych z 2015 roku (https://de.statista.com/statistik/daten/studie/237346/umfrage/unternehmen-in-deutschland-nach-rechtsform-und-anzahl-der-beschaeftigten/), liczba przedsiębiorstw prowadzonych w tej formie przekroczyła 2 miliony.

Jednoosobowy przedsiębiorca będący osobą fizyczną może prowadzić działalność jako Kleingewerbetreibende albo Gewerbetreibende.  Główne różnice polegają na tym, ze ten drugi podlega obowiązkowemu wpisowi do niemieckiej ewidencji działalności gospodarczej (Gewerbeamt) oraz do niemieckiego rejestru handlowego (das deutsche Handelsregister), co zwiększa jego wiarygodność i zaufanie wobec potencjalnych kontrahentów, podczas gdy tzw. mały przedsiębiorca (Kleingewerbetreibende) wymaga wpisu jedynie do ewidencji działalności gospodarczej.
W obu przypadkach „nazwą” przedsiębiorcy jest jego imię i nazwisko z ewentualnymi dodatkami wskazującymi np. na przedmiot i miejsce działalności. Co do zasady osoba fizyczna prowadząca działalność w tej formie musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych.

Do najistotniejszych warunków formalnych należy zaliczyć rejestrację (zgłoszenie) we właściwym miejscowo urzędzie skarbowym (Finanzamt), Izby przemysłowo-handlowa (Industrie- und Handelskammer, IHK) lub Izby rzemieślniczej (Handwerkskammer, HWK). W przypadku zatrudniania pracowników należy rówież zostać członkiem Branżowego Towarzystwa Ubezpieczeniowego (Berufsgenossenschaft) oraz wykupić ubezpieczenie zdrowotne i względnie emerytalne.

Ta forma działalności nie zobowiązuje do wniesienia jakiegokolwiek kapitału zakładowego, natomiast w związku z tym, że nie powstaje odrębny majątkowo byt w postaci spółki, przedsiębiorca odpowiada za zobowiązania tak utworzonego przedsębiorstwa osobiście, całym swoim majątkiem, teraźniejszym i przyszłym. Oznacza to, że w przypadku niezaspokojenia roszczenia może dojść do przymusowej egzekucji na przedmiotach należących do majątku osobistego przedsiębiorcy, takich jak dom czy samochód. Konsekwencją powyższego jest również fakt, że wszelkie umowy zawierane przez małżonka pozostającego w ustroju wspólności małżeńskiej będą wymagały zgody współmałżonka.

Reasusumując również ta działalność ma swoje zalety i wady. Do jej niewątpliwych zalet zaliczyć należy nieskomplikowaną procedurę utworzenia i i jej niewielkie koszty. Głównymi radami zaś jest nieograniczona odpowiedzialność za zobowiązania, w tym rownież majątkiem osobistym. Wydaje się zatem, że jest to optymalne rozwiązanie dla początkujących przedsiębiorców, których działalność nie jest obarczona dużym ryzykiem.

 

Spółka (Gesellschaft)

Bardziej zaawansowaną formą prowadzenia przedsiębiorstwa jest spółka. W prawie niemieckim każda spółka jest jednostką organizacyjną, będącą niezależnym podmiotem prawa. Oznacza to, że może ona we własnym imieniu dokonywać czynności prawnych, pozywać i być pozywaną. W praktyce, w odróżnieniu od prowadzenia działalności we własnym imieniu, wspólnicy tacy jak Jan Kowalski i Adam Nowak prowadzący działalność spółki „Słońce GmbH”, występując w obrocie prawnym, będą oznaczeni jako „Słońce GmbH”, a nie jako Jan Kowalski i Adam Nowak. W znaczącym uproszczeniu spółkę tworzy się dla osiągnięcia wspólnego celu przez wniesienie wkładów lub względnie w inny sposób co do zasady co najmniej 2 wspólników.

Przy zakładaniu przedsiębiorstwa niemieckie prawo handlowe daje możliwość wyboru spośród 10 spółek. Dzielą się one jak w Polsce na spółki osobowe i kapitałowe, a decyzja o tym z której grupy będzie to spółka, determinuje m.in. rodzaj odpowiedzialności za zobowiązania, stosunek do wniesionego wkładu wspólników, konieczność wniesienia odpowiedniego kapitału zakładowego etc..

 

Spółki osobowe

Do najchętniej zakładanych przez początkujących przedsiębiorców spółek osobowych należy spółka cywilna Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), spółka jawna Offene Handelsgesellschaft (OHG) i spółka komandytowa Kommanditgesellschaft (KG). Podstawą utworzenia każdej z nich jest umowa, która nie musi być sporządzona w szczególnej formie, a w przypadku spółki cywilnej nie musi nawet mieć formy pisemnej. Dla zachowania przejrzystości zarówno w stosunkach wewnętrznych, jak i zewnętrznych zaleca się jednak zawieranie każdej z nich w formie pisemnej umowy.  W braku takowej zastosowanie znajdą regulacje niemieckiego kodeksu handlowego.. Co do zasady każdy ze wspólników ma prawo i obowiązek reprezentowania i prowadzenia spraw spółki, przy czym w spółce komandytowej uprawnionym i zobowiązanym do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania jest jedynie komplementariusz. Spółka cywilna podlega obowiązkowemu wpisowi do niemieckiej ewidencji działalności gospodarczej (Gewerbeamt), natomiast dwie pozostałe do rejestru handlowego (Handelsregister).

Główną wadą prowadzenia działalności w formie spółki osobowej jest obowiązująca zasada solidarnej, osobistej i nieograniczonej odpowiedzialności wspólników. Oznacza ona, że w przypadku istnienia niezaspokojonego zobowiązania spółki, wierzyciel może sięgnąć do majątku osobistego każdego ze wspólników i zaspokoić się do jego wysokości. Spełnienia zobowiązania przez któregokolwiek z nich zwalnia pozostałych.  Spółka jawna i komandytowa wykazują jednak pewną różnice, ponieważ ich wspólnicy odpowiadają subsydiarnie, czyli wtedy, gdy egzekucja z majątku spółki jest bezskuteczna tzn. kiedy jej majątek nie wystarcza do pokrycia długu. Jakiekolwiek próby ograniczenia tejże odpowiedzialności w zawieraniu bieżących transakcji są zgodnie z aktualnym orzecznictwem niezwykle ograniczone i problematyczne.Ciekawym wariantem wyróżniającym spółkę komandytową jest obecność dwóch rodzajów wspólników: komplementariuszy (Komplementäre) i komandytariuszy (Kommanditisten), z których pierwsi odpowiadają według powyższego opisu, a drudzy do wysokości wniesionego przez nich wkładu. Ci ostatni jednak nie maja prawa do prowadzenia spraw spółki i reprezentacji, chyba że w charakterze pełnomocnika.

Formy spółek osobowych są odpowiednie dla osób, które nie spodziewają się zwiększonego ryzyka przy prowadzeniu działalności oraz nastawione są na współdziałanie w celu osiągnięcia wspólnego celu, przez działanie polegające na wniesieniu wkładów w postaci gotówkowej czy też bezgotówkowej jak na przykład własna praca czy świadczenie usług.

 

Spółki kapitałowe

Drugą grupą spółek są spółki kapitałowe, w których ważniejszym od osobistego, opierającego się na zaufaniu aspektu prowadzenia działalności, jest wniesienie kapitału dla dokonania wspólnych inwestycji, zakupu przedmiotów, zatrudniania większej liczby pracowników. W związku z tym, najchętniej wybieraną przez początkujących przedsiębiorców spółką jest odpowiedniczka polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (Gesellschaft mit beschränkter Haftung, w skrócie GmbH)Jej rejestracji dokonuje się w rejestrze handlowym (Handelsregister), a umowa spółki musi być zawarta w formie aktu notarialnego. Świadczy to o większej doniosłości i sformalizowaniu tej formy działalności, co wiąże się jednak z odpowiednio zwiększonymi kosztami jej założenia i prowadzenia.

W porównaniu do wcześniej opisanych form działalności mamy do czynienia z innym modelem kierowania przedsiębiorstwem, które dokonuje się przez zarząd. Spółka posiada więc swoje organy. Po raz pierwszy w dokonywanych rozważaniach pojawia się tu konieczność wniesienia ustawowo określonej sumy kapitału zakładowego. Dla GmbH jest to 25.000,00 EUR. Można ją pokryć zarówno za pomocą wkładów pieniężnych, jak i niepieniężnych ( nieruchomości, sprzęty, pojazdy, licencje, wierzytelności, prawa, patenty etc.). Wkładem natomiast nie może być jak w spółkach osobowych świadczenie pracy czy usług na rzecz spółki. Jest jednak dobra wiadomość, dla osób które nie mogą na starcie zorganizować takiej sumy. Otóż nie trzeba wpłacać jej od razu.  Do momentu wpisu w rejestrze wymagane jest wniesienie co najmniej połowę ustawowej wysokości kapitału zakładowego (12.000,00 EUR, z czego wkłady niepieniężne na jego pokrycie wnoszone są w całości, a pieniężne co najmniej w wysokości ¼ wysokości udziału określonego w umowie spółki.

Co zatem składnia przedsiębiorców do prowadzenia przedsiębiorstwa w tej formie? Przede wszystkim ograniczona forma osobistej odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Spółka GmbH, tak jak spółki osobowe ma zdolność prawną, sądową oraz zdolność do czynności prawnych, stąd jako niezależny byt prawny może być podmiotem praw i obowiązków, zwierać umowy, pozywać, posiadać własny majątek. To co wyróżnia ją spośród opisanych form jest fakt, iż co do zasady wyłącznie ona odpowiada za zobowiązania spółki własnym majątkiem. Oznacza to, że wierzyciel co do zasady nie może sięgnąć do majątku osobistego wspólnika w celu zaspokojenia zobowiązania. Nie jest to również odpowiedzialność subsydiarna, w której wspólnicy mogą być pociągnięci do odpowiedzialności w przypadku niewypłacalności spółki.

Prowadzenie działalności w formie spółki GmbH stanowi więc dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy planują działalność na większą skale, przy zwiększonym ryzyku transakcyjnym . Spółka GmbH jest podmiotem lepiej postrzeganym na rynku, budzącym większe zaufanie z uwagi na posiadanie ujawnionego w rejestrze kapitału zakładowego, który spełnia między innymi funkcje gwarancyjną dla potencjalnych kontrahentów spółki.  Minusem moga być natomiast wyższe koszty utworzenia oraz prowadzenia i rozbudowane formalności, przez które należy przejść przed jej założeniem. Również sformalizowany proces likwidacji należy niewątpliwie do wad prowadzenia działalności w formie GmbH.

Kolejną z form – tym razem nieznaną prawu polskiemu – jest tzw. Unternehmergesellschaft (UG) mit beschränkter Haftung będąca wstępną formną prowadzenia działalności jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Główną cechą odróżniającą tę formę od formy spółki GmbH jest brak wymogu wpłacania całości określonego ustawowo kapitału zakładowego. W przypadku tej spółki wystarczającym jest opłacenie kapitału zakładowego w wysokości nawet tzw. 1,00 EUR – stąd często forma ta nazywana jest potocznie 1-EUR-GmbH. W praktyce nawet na bieżące czynności rejestracyjne czy chociażby wydatki związane z najmem lokalu niezbędne jest dysponowanie większą sumą. Jednakże przedsiębiorca nie jest jednocześnie zobowiązany do opłacenia kapitału zakładowego w konkretnej wysokości. Spółka UG posiada podobnie jak spółka GmbH odrębny majątek, którym odpowiada za zobowiązania. Wspólnicy UG analogicznie jak w przypadku GmbH nie ponoszą odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Bak wymgu opłacenia kapitału zakładowego w pełnej wysokości jest zatem najistotniejszą zaletą tej formy działalności. Pamiętać jednak należy, że ustawodawca nakłada obowiązek przekazywania ¼ rocznego zysku osiąganego w tej formie przez spółkę na kapitał zapasowy, aż do osiągnięcia stanu umożliwiającego przekształcenie w spółkę GmbH. Tym samym forma ta stnowić może jedynie formę przejściową prowadzenia działalności, aż do momentu przekształenia w GmbH, będzie jednakże bezdyskusyjnie atrakcyjną formą dla tych przedsiębiorców, którym od początku zależy na ograniczeniu odpowiedzialności za zobowiązania wyłącznie do majątku spółki przy jednoczesnym organiczeniu kosztów początkowych do minimum.

Podsumowując, głównymi elementami determinującymi wybór działalności gospodarczej przez przedsiębiorców jest koszt jej założenia, stopień sformalizowania, oraz zakres odpowiedzialności za zobowiązania. Należy także już na etapie tworzenia przedsiębiorstwa zastanowić się czy będzie to działalność długoterminowa, czy przedsiębiorca będzie otwarty na jej rozbudowanie, przyjęcie dodatkowych osób do prowadzenia swojego biznesu lub na jego zbycie. Wszystkie te i powyżej przeanalizowane aspekty należy podjąć pod rozwagę przed podjęciem finalnej decyzji o wyborze konkretnej formy.